Au cours de sa carrière, un médecin installé en cabinet sera sans doute confronté à la question complexe du recrutement. Pour un novice en matière de ressources humaines, le processus peut effrayer. De la publication de l’annonce à la rédaction du contrat, en passant par l’entretien d’embauche, de nombreuses tâches doivent être assurées. L’important est de procéder étape par étape.

L’annonce

Avant de commencer ses recherches, le principal est de définir le plus clairement possible un cahier des charges. Cela permet de rédiger une annonce complète. Vous trouverez de nombreux exemples sur internet qui peuvent vous inspirer. Si vous décidez d’effectuer le recrutement seul, sans passer par une agence, il faut ensuite publier l’annonce par vos propres moyens. Il existe plusieurs plateformes dédiées à l’emploi (gratuites ou payantes) via lesquelles vous pouvez la diffuser. N’oubliez pas de la partager aussi sur vos réseaux sociaux, afin de faire fonctionner votre réseau.

Commence alors l’étape du tri des dossiers reçus. « Si une candidature retient votre attention, n’hésitez pas à téléphoner aux personnes de référence, recommande Catherine Rudolf, directrice opérationnelle chez Pronoxa Ressources Humaines. C’est un bon moyen pour s’assurer des connaissances et compétences professionnelles de la personne, mais aussi de sa fiabilité. » Ces questions aident en général à faire une sélection avant de convoquer des candidats pour un entretien.

L’entretien d’embauche

Lors du premier contact téléphonique pour fixer un rendez-vous, n’hésitez pas à vous assurer que les prétentions salariales du candidat correspondent à ce que vous aviez prévu. Cela évitera de perdre du temps en recevant une personne qui n’est pas intéressée par ce que vous proposez.

Afin de préparer l’entretien, il peut être utile de chercher sur internet quelques questions classiques de ressources humaines. Et au moment de la rencontre, gardez bien en tête le cahier des charges. « Si vous cherchez un(e) assistant(e) ou secrétaire pour votre cabinet, soyez particulièrement attentif à son savoir-être, rappelle Catherine Rudolf. C’est la première image que les patients auront de votre entreprise. » Vérifiez également que les horaires conviennent aux candidats. Il arrive souvent que des personnes postulent en espérant pouvoir négocier certains aménagements.

Au terme de l’entrevue, n’hésitez pas à proposer une journée d’essai. C’est bien souvent le meilleur moyen de tester la résistance au stress et les compétences sociales d’un futur collaborateur. « A ce stade, mieux vaut se laisser deux ou trois choix et ne pas stopper les entretiens dès qu’une personne vous convient », conseille la spécialiste.

La phase administrative

Lorsque votre choix est arrêté, vient le moment de rédiger un contrat de travail. Il est également nécessaire d’annoncer votre nouvel employé à plusieurs instances administratives comme l’AVS et le deuxième pilier. Vous devez aussi contracter une assurance qui couvre les accidents dans le cadre professionnel et non-professionnel. Finalement, veillez à faire les demandes d’allocations familiales (si famille à charge) et allocations perte de gain (en cas de service militaire). Vous serez alors prêt pour accueillir votre nouvel employé dans les meilleures conditions.  « Soyez bien attentif au travail effectué pendant les trois mois d’essai, souligne Catherine Rudolf. En cas de doute sur les capacités de la personne, mieux vaut réagir le plus vite possible. Un mauvais engagement peut coûter très cher. »

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Et si vous préférez déléguer…

Des agences spécialisées dans les ressources humaines offrent leurs services pour prendre en charge une partie ou la totalité du recrutement. Si vous préférez déléguer tout le processus, préparez un cahier des charges détaillé et confiez-le à une agence de ressources humaines qui fera la suite des démarches à votre place. Il y a plusieurs possibilités d’engagement, soit en fixe (l’agence recrute et le cabinet engage directement la personne), soit en temporaire en cas de remplacement, soit en « Try and Hire » (l’équivalent de 3 mois à 100 % en intérim et ensuite un engagement par le cabinet).

Vous pouvez également opter pour un partenariat en « payrolling » : vous effectuez vous-même le recrutement jusqu’à l’étape administrative, à partir de laquelle l’agence prend le relais. Cela vous permet de recevoir directement les dossiers et rencontrer les candidats, sans devoir vous charger des diverses tâches bureaucratiques.